Het kan van groot belang zijn te kunnen bewijzen dat een schriftelijke verklaring tijdig door de wederpartij is ontvangen. Dit geldt voor een huuropzegging, maar bijvoorbeeld ook als er een contractuele boete staat op het niet-nakomen van een verplichting bij een eerste recht van koop.

Professionele partijen zijn doorgaans wel bekend met de ‘ontvangsttheorie’. De verzender van een tot de wederpartij gerichte verklaring, bijvoorbeeld het doen van een aanbod tot koop of een huuropzegging, moet aantonen dat de wederpartij deze heeft ontvangen. De bewijslast ligt dus bij de verzender. Om er zeker van te zijn dat de verklaring de wederpartij bereikt, stuurt men de brief per aangetekende post. Maar kun je daarmee wel aantonen dat de brief de wederpartij heeft bereikt, of biedt dit slechts schijnzekerheid?

De casus

Een vastgoedeigenaar verhuurde een bedrijfspand aan een huurder. De (niet afhankelijke) bovenwoningen werden aan studenten verhuurd. Op enig moment werd het pand gesplitst in appartementsrechten, en verkocht de eigenaar (enkel) de bedrijfsruimte aan de huurder. In de leveringsakte werd een recht van eerste koop voor de huurder opgenomen ten aanzien van de bovenwoningen. De verkoper verplicht zich om bij voorgenomen verkoop de bovenwoningen bij aangetekend schrijven te koop aan te bieden aan de huurder, op straffe van een boete van € 50.000,-.

Op 6 mei 2016 heeft de verkoper een aangetekende brief gestuurd naar het woonadres van de (nieuwe) eigenaar van de bedrijfsruimte. Die brief is door PostNL geretourneerd met op de envelop een sticker met de boodschap “niet afgehaald”.

De verkoper heeft vervolgens de bovenwoningen aan een derde verkocht en geleverd. De eigenaar van de bedrijfsruimte stelt dat de brief hem nooit heeft bereikt en vordert betaling van de boete van € 50.000,-. De verkoper stelt in de procedure dat PostNL gebruikelijk een afhaalbericht achterlaat waar en binnen welke termijn de brief kan worden opgehaald. Is dit voldoende voor de verkoper?

De ontvangsttheorie en aangetekende post

Het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden oordeelde bij arrest van 12 oktober 2021 dat voor een schriftelijke verklaring als uitgangspunt geldt dat deze door de wederpartij moet zijn ontvangen. Als de ontvangst door de wederpartij wordt betwist, is het aan de afzender om te stellen en te bewijzen dat de brief naar het juiste adres is verzonden en aannemelijk te maken dat de aangetekende brief (tijdig) is aangeboden op de wijze die daartoe ter plaatse van bestemming is voorgeschreven.

Uit vaste jurisprudentie volgt dat als het niet-bereiken het gevolg is van omstandigheden die de geadresseerde betreffen en die rechtvaardigen dat die het nadeel draagt, de verklaring ook haar werking heeft. Van zo’n situatie is onder meer sprake als de geadresseerde een bericht van PostNL ontvangt dat er een aangetekende brief voor haar klaarligt maar vervolgens nalaat die brief (tijdig) op te halen bij een PostNL-locatie.

De enkele veronderstelling van de verkoper dat door PostNL standaard een afhaalbericht wordt achtergelaten, is volgens het Gerechtshof echter niet voldoende. Er is ook geen schriftelijk stuk of een sticker op de envelop waaruit blijkt dat een dergelijk afhaalbericht is achtergelaten. Gelet op de betwisting van de eigenaar van de bedrijfsruimte dat er een afhaalbericht is achtergelaten en het feit dat de verkoper dit onvoldoende aannemelijk heeft kunnen maken, komt dit voor risico van de verkoper.
De verkoper had zich in hoger beroep overigens nog beroepen op matiging van de boete, maar heeft dit volgens het Gerechtshof op een te laat moment gedaan. Het Gerechtshof laat de veroordeling tot voldoening van € 50.000,- dan ook in stand. De (goedkope) keuze voor de aangetekende brief in plaats van een deurwaardersexploot komt de verkoper dus duur te staan.

Conclusie voor de praktijk

Het versturen van een brief per aangetekende post brengt risico’s met zich. In dit geval was de schade al een boete van € 50.000,-, maar de schade kan vele malen groter zijn. Denk hierbij aan een ongeldige huuropzegging waardoor de huurovereenkomst voor bedrijfsruimte met vijf jaar wordt verlengd. Bij het uitbrengen van een schriftelijke verklaring of een aanzegging met rechtsgevolg verdient het dan ook aanbeveling de verklaring per deurwaardersexploot uit te laten brengen.

Voor vragen over de ontvangsttheorie of opzegging van huurovereenkomsten, kunt u contact opnemen met één van onze advocaten.